Algemene voorwaarden
Artikel 1: toepassingsgebied
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, reservaties en overeenkomsten betreffende de verhuur van vergaderruimtes en aanverwante diensten van Compaan. Door het maken van een reservatie verklaart de huurder zich akkoord met deze voorwaarden.
Artikel 2: reservaties en betalingen
Een reservatie is pas definitief na de betaling en schriftelijke bevestiging per e-mail door Compaan.
Compaan behoudt zich het recht voor om een reservatie te weigeren of te verplaatsen bij onvoorziene omstandigheden.
Artikel 3: annulatie en wijziging van reservaties
Wij begrijpen dat plannen kunnen wijzigen. Om onze werking goed te organiseren, hanteren wij het volgende annulatiebeleid voor het huren van onze meetingruimtes:
Tot 7 dagen op voorhand
Annulatie of verplaatsing tot meer dan 7 dagen voor aanvang van de reservatie is gratis. Reeds betaalde bedragen worden volledig terugbetaald.
Tussen 7 dagen en 48 uur op voorhand
Bij annulatie tussen 7 dagen en 48 uur voor aanvang van de reservatie wordt 50 % van het totaalbedrag terugbetaald. Indien gewenst kan de reservatie, mits beschikbaarheid, éénmalig verplaatst worden naar een andere datum.
Minder dan 48 uur op voorhand
Bij annulatie minder dan 48 uur voor aanvang van de reservatie wordt het volledige bedrag aangerekend. Verplaatsing of terugbetaling is in dit geval niet meer mogelijk.
Extra informatie
Daarnaast vermelden wij graag het volgende: annulaties moeten telkens schriftelijk per e-mail bevestigd worden om beroep te kunnen doen op terugbetalingen.
Voor catering en externe diensten gelden de annuleringsvoorwaarden van de leverancier. Eventuele kosten worden integraal doorgerekend.
In geval van overmacht behouden beide partijen het recht de reservatie zonder kosten te annuleren of te verplaatsen.
De reden voor dit beleid is dat wij tijd, personeel en middelen investeren in de voorbereiding van elke reservatie. Door dit beleid kunnen wij onze planning en dienstverlening correct organiseren en garanderen.
Artikel 4: gebruik van de ruimtes
- De gehuurde ruimte mag enkel worden gebruikt voor het doel waarvoor ze werd gereserveerd.
- Enkel de personen vermeld bij de reservatie zijn toegelaten. Het aantal aanwezigen mag het gereserveerde aantal niet overschrijden.
- De huurder dient de ruimte netjes achter te laten en is aansprakelijk voor schade, verlies of abnormale slijtage veroorzaakt door zichzelf of zijn genodigden. Tafels en stoelen dienen in hun oorspronkelijke opstelling te worden geplaatst, afval dient verwijderd te worden.
- Het is niet toegestaan om meubels, materialen of decoratie te verplaatsen zonder voorafgaande toestemming van Compaan.
- Roken is verboden in alle binnenruimtes.
- De huurder wordt verwacht de vergadering tijdig te beëindigen bij het verstrijken van de gereserveerde periode, zodat volgende gebruikers tijdig kunnen starten.
- Inbegrepen in de reservatie zijn water, koffie en thee. Gebruik van een printer is niet inbegrepen in de dienstverlening.
Artikel 5: orde en veiligheid
- De huurder en zijn genodigden dienen alle huisregels en veiligheidsinstructies van Compaan strikt op te volgen.
- Het gebruik van eigen apparatuur of installaties (zoals geluidsapparatuur, kooktoestellen) is enkel toegestaan na schriftelijke goedkeuring door Compaan.
- Compaan behoudt zich het recht voor om bij storend gedrag de toegang tot de ruimtes te ontzeggen, zonder terugbetaling.
Artikel 6: aansprakelijkheid
- Compaan is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van goederen van de huurder of diens genodigden. De huurder is aansprakelijk voor alle schade, verlies of abnormale slijtage veroorzaakt door zichzelf of door de aanwezigen in zijn groep.
- Compaan is enkel aansprakelijk voor schade die rechtstreeks voortvloeit uit haar eigen opzet of zware fout.
- De aansprakelijkheid van Compaan is in alle gevallen beperkt tot het bedrag van de factuur van de betreffende reservatie.
Artikel 7: overmacht
Indien door omstandigheden buiten de wil van partijen (zoals brand, overheidsmaatregelen, pandemie, stroompanne of technische defecten) de uitvoering van de overeenkomst onmogelijk wordt, heeft Compaan het recht de reservatie te annuleren of te verplaatsen zonder dat enige schadevergoeding verschuldigd is.
Artikel 8: toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Op alle overeenkomsten is het Belgische recht van toepassing. Bij betwistingen zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement waarin Compaan gevestigd is bevoegd.
Artikel 9: catering
Alle bereidingen vinden plaats in dezelfde keuken. Hierdoor kunnen we geen volledige garantie geven op de afwezigheid van sporen van allergenen en kunnen we niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele klachten die hieruit voortvloeien.
Voor catering en externe diensten zijn de annuleringsvoorwaarden van de betreffende leverancier van toepassing. Eventuele kosten die hieruit voortvloeien, worden volledig doorgerekend.